راپور نويسي بخش از نظارت ( مانيتورينگ ) ميباشد. طوريکه در هر پروژه ، بايد چند مرحلهء خاص به تعقيب هم تطبيق گردد تا پروژه موفق گردد .
مراحل مذکور عبارت اند از : تشخيص مشکل ، تعين هدف ،تشخيص مقاصد، تشخيص منابع، انتخاب ستراتيژي ، تطبيق ، نظارت ،طرح يا ديزاين دوباره درصورتيکه ايجاب مينمايد و غيره …
نظارت از بخش هاي مهم پروژه ميباشد ، چرا که ازطريق نظارت مسير حرکت پروژه مشاهده ميشود. مسير حرکت پروژه بايد به تصميم گيرنده گان و سهم دارنده گان توزيع گرددکه بدين ملحوظ راپور تهيه ميگردد. پروژه بدون نظارت نا مکمل است .
گزارش :
گزارش عبارت ازگزارش و یا شرح تمام فعالیــت های انجام شده یا درحال انجام مـیباشد کــه با ذکردست آوردها ومشکلات دریک زمان معین گردآوری گردیده وبه مقامات بالاسپرده میشود.
ترتیب نوشتن گزارش :
قبل ازتهیه کردن گزارش باید درباره آ ن تفکرصورت گیرد وبعدا” اقدام شود. گزارش باید به اصل موضوع متمرکـــزباشد ازحاشیه روی جلـوگــیری شود یعنی قسمی تهیه وترتیب گــردد کــه خواننده به آسانی بفهــمد که کــدام کــار، توســط که، درچــقــدر وقت، درکجا، به کــدام دســت آورد وچه مشــکلات به پایان رسیده.
چرا گزارش می نویسیم ؟
نوشتن گزارش بخاطرضرورت های ذیل صورت میگیرد :
1- روشن کردن کمیت وکیفیت کار
2- پیداکردن نواقص کار
3- تشخیص مشکلات
4- وضاحت مصارف جهت مصارف آینده و تهیه منابع آن
5- حساب دهی به اداره تمویل کننده بخا طربد ست آوردن بودیجه بعدی
6- ارزیابی حصول مقاصد وتطبیق پلان
7- پیداکردن فیصدی مفیدیت پروژه
خصوصیات یک گزارش :
گزارش باید عینی باشد
2- گزارش مبهم ومغشوش نباشد
3- گزارش به اساس عنوان، مقدمه، متن، نتیجه، مشکلات، پیشنهادات وضـمایم استواربوده نه درشکل مکتوب و داستان
4- در گزارش ازاستعمال ضمایرشخصی اجتناب به عمل آید.
5- گزارش خلاصه، واضح وبسیط باشد.
6- در گزارش کلمات بکاربرده شودکه به موضوع ارتباط داشته باشد.
7- اغراض شخصـــی درج راپورنه گردد زیراکه گــیرنده گزارش اخذ معلومات کرده نتوانــسته وانتظام اداره برهم خواهد خورد.
انواع گزارش :
1- گزارش به شکل شفاهی
2- گزارش به شکل تحریری
3- گزارش شکل گرافیک
گزارش شفاهی :
درصــورتیکه گزارش به شـکل شفاهی اخذ گردد ازیک طرف ازضــیاع وقت جلوگیری میکند وازجانب دیگرمطالب گزارش به شکل ساده بیان شده میتواند. گزارش به شکل شفاهی میتواند مـستقیم ویا تیلفونی صورت گیرد.
مشخصات گزارش ها :
گزارش ها يک سلسله حقايقي را بيان ميکند که بر مبناي شواهد استوار ميباشد .
گزارش ها معلوماتي را فراهم ميسازد که معمولا ميتوان آنرا بررسي نمود.
گزارش ها اطلاعات موثر را به خواننده ميرساند.
گزارش ها طوري طرح ميگردد که علاقمندي خواننده را به موضوع بطور خاص جلب ميکند.
گزارش تحریری :
درج مطالب روی اوراق راگویندکه همه مطالب واجرأت که دراداره صورت میگیرد روی کاغذدرج وبه مرجع راپورگیرنده تــسلیم میشود. گزارش تحریری مـــیتواند توسط مکتوب ها، تلگرام ها، فکس وایمیل صورت گیرد.
گزارش گرافیک :
ارزش یک تصویر بیشـترازهزارکلمه است زمانـــیکه گزارش به شکل گرافـــیک داده میشود اندازه فیصدی یک موضوع یا نشان دادن اندازه نسبتی یک موضوع به نسبت یک کل یا اجزای آن بکاربرده میشود. همچنان باید تذکردادکه گراف ها وجداول افکارو واقعیت ها را نمایندگی میکنند.
اقسام گزارش :
1- گزارش ماهانه
2- گزارش ربع وار
3- گزارش سالانه
4- گزارش خاص
درهنگام نوشتن گزارش درج نکات ذیل مهم است:
1- عنوان وتاریخ
2- مقدمه
3- تشریح فعالیتها
4- مشکلات
5- نتیجه
6- نظریات وپیـــشنهادات
7- ضمایم
عنوان: نشان دهنده راپور است.
مقدمه: معلومات لازم راجع به سوابق وتاریخچه راپوراست.
تشریح فعالیتها: انجام کارهای اجرا شده را بیان میکند.
مشکلات: علل ومنابع مشکلات رابیان میکند.
نتیجه: مقایسه مختصرکارداده شده وکارانجام شده ویا رسیدن به هدف نهای که مثبت است یا منفی.
نظریات وپیشنهادات: بعدازطی مراحل بالانظریات وپیشنهادات پرسونل راگرفته ضمیمه راپورکرده وبرای گیرندۀ راپورتسلیم مینمایم .
پلان راپور:
نخست بايد اهداف راپور خود را واضحا مشخص سازيد. البته يک سلسله سوالاتي را که قبل از آغاز کار بايد از خود بپرسيد قرار ذيل است :
دريافت کنندگان
راپور را براي کدام اشخاص ترتيب مي نمائيد ؟
بدون اشخاص مورد نظر، ديگر کدام اشخاص آنرا مطالعه خواهند نمود ؟
تا چه اندازه بايد رسمي يا غير رسمي باشد؟
مقصد
مقصد اساسي راپور شما چه است ؟
مقاصد ثانوي آن چه است؟
مسوليت هاي محوله
آيا مسوليت هاي محوله را به شکل تحريري درآورده ايد؟
بخاطر تکميل نمودن راپور چقدر وقت ضرورت داريد ؟
آيا تنها خود تان بايد روي راپور کار کنيد و يا به همکاري ديگران ؟
آيا با شخص ديگري بايد در زمينه مشوره کنيد يا خير ؟
راپور چه نوع شرايطي را خواهد داشت ؟
تا چه اندازه راپور طويل باشد ؟